Compêndio de boas práticas para trabalho remoto

Regras gerais para tornar a equipas igualmente eficazes à distância 

  • Executar o seu trabalho e fazer com que a sua equipa também execute
  • Estar disponível para ajudar os outros a realizar o seu trabalho
  • Estar disponível por vídeo para manter o contacto e ajudar a sua equipa
  • Documentar sempre tudo e comunicar por escrito
  • Anotar caso estas regras não funcionem para ajudar na sua melhoria

Regras específicas para trabalho remoto a partir de casa 

  1. Regras de acessibilidade geral dos colaboradores:
  • Participar na reunião de equipa (toda a organização) diária definida às x horas, em que após um update geral cada membro da equipa por unidade de negócio ou por ordem alfabética faz um update da sua atividade – 5min máximo por colaborador – a ajustar de acordo com o tamanho da equipa. É importante definir o tempo disponível para cada pessoa para reunião geral, pelo que no máximo, a reunião deveria ser de 15 min;
  • Participar nas reuniões semanais em que os assuntos mais específicos poderão ser discutidos – 30-60 min;
  • Partilhar calendário para dar a conhecer sua disponibilidade;
  • Comunicar ausências de uma forma clara – doença, necessidade de não ser incomodado, consultas, motivos familiares, outros;
  • Ter atenção aos períodos de ausência dos outros trabalhadores para melhor sincronização dos trabalhos em equipa;
  1. Condições necessárias e recomendadas aos colaboradores:
  • Ter um espaço dedicado para trabalhar afastado do espaço da família;
  • Ter condições de internet adequadas/ suficientes para a realização do trabalho exigido;
  • Ter um bom head-set e microfone;
  • Estar disponível durante horário de trabalho tal como seria esperado no escritório;
  • Ter sempre um canal de comunicação acordado/definido;
  • Caso haja coffee breaks via Skype/Zoom/Teams tentar participar, pelo menos, 1 vez por semana;

Regras para reuniões 

  • Ser sempre pontual;
  • Fazer set-up 5min antes – Skype/Zoom, …;
  • Ter atenção às falhas técnicas possíveis – estar preparado para alternativas;

Regras de comunicação 

  • Maximizar comunicação 1:1 – quando for para falar com alguém, ligar de imediato e não perguntar se se pode falar, se não puder ou não atende ou avisa quando terá disponibilidade;
  • Usar Zoom/ Skype, sempre que possível, com vídeo – ajuda a diminuir a distância física;
  • Responder aos e-mails internos dentro de 24horas, ao Slack ou Skype (interno) ou outro dentro de 12 horas (no máximo);
  • As decisões devem ser tomadas nas reuniões, nunca via e-mail ou Slack;
  • Documentar tudo – reuniões, decisões, notas importantes e partilhar resumos de forma escrita preferencialmente por email;
  • Partilhar “sneak-peeks” dos trabalhos desenvolvidos internamente, quando possível, para dar noção dos trabalhos a serem desenvolvidos;
  • Estrutura de e-mails: curto, preciso, bem estruturado, completo para os destinatários corretos;
  • Propor coffee breaks de 30 min via Zoom/Skype para toda a equipa se puder juntar e socializar além de trabalho – enviar invite aos colaboradores;

Regras para os diretores: 

Trabalho remoto requer um esforço adicional por parte dos diretores na gestão eficaz da boa comunicação.

  • Comunicar em excesso (over-comunicate) e incluir todos em excesso – ao incluir todos recebemos melhor feedback possível dos melhores talentos da empresa;
  • Ser organizado e preparado – reuniões semanais com a equipa, reuniões 1:1 15 em 15 dias, conseguir delegar trabalho e responsabilidade aos membros da sua equipa;
  • Ter a certeza de que toda a informação é digitalmente partilhado por todos – sempre;
  • Pedir satisfação às equipas pelo trabalho realizado – fazer coaching contínuo às equipas;

Além destas práticas, é importante que o CEO, enquanto líder, atue com:

  • Sensibilidade e inteligência emocional – os seus trabalhadores vão reagir de forma diferente ao stress e particularmente à conjuntura atual. É importante perceber que vão colocar a sua saúde e saúde das suas famílias em primeiro lugar, devendo o CEO ter a máxima compreensão possível nestas circunstâncias.
  • Prudência: Evitar viagens (os seus parceiros comerciais vão compreender) e focar-se no presente.

Partilhamos alguns apontadores adicionais de outras práticas:

Links úteis para consulta

https://about.gitlab.com/handbook/

https://zapier.com/learn/remote-work/

https://anaxi.com/blog/2019/08/16/clearbits-approach-to-management/

https://www.linkedin.com/pulse/my-tips-working-from-home-remotely-succeeding-silje-m%C3%B8ln%C3%A5/

https://www.fredperrotta.com/remote-work-gone-wrong/

https://www.bridging-the-gap.com/join-your-distributed-team-in-virtual-celebration/

https://miro.com/blog/remote-work-2020/

https://workshopper.com/make-remote-collaboration-more-effective/

https://clearbit.com/blog/remote-work-growth/

https://clearbit.com/blog/managers-handbook-tldr/

https://www.coindesk.com/preston-byrne-survive-the-coronavirus-startup-legal-guide

https://www.geekwire.com/2020/advice-startups-coronavirus-outbreak-curb-expenses-assess-hiring-dont-panic-human/

https://www.entrepreneur.com/article/345759

https://yourstory.com/mystory/how-to-recession-proof-your-startup